A metodologia Strategic Sourcing permite que o departamento de compras tenha cada vez maior relevância dentro das organizações deixando de atuar somente no campo operacional e tático, ganhando protagonismo em ações estratégicas. Dessa forma é necessário procurar maneiras de melhorar as atividades que envolvem o processo de gerenciamento da cadeia se suprimentos, seja simplificando processos, pesquisando e refinando serviços de parceiros, ou avaliando suas atividades de compras para reduzir custos.
Muito se destaca a contribuição que compras pode gerar no resultado final da empresa, sendo que em geral o volume gasto em compras frente ao valor da receita total das empresas é relativamente alto, variando de acordo com o segmento. Como exemplo, podemos citar a indústria (Cerâmica, Siderúgica, Plásticos, etc), em que a participação total dos itens negociáveis representam em média 55% a 65% do custo final do produto, ou seja, os fornecedores de materiais e serviços tem uma participação impactante não só na formação dos custos, mas também na qualidade do produto final. Quando contratamos fornecedores com preços competitivos, boa performance, qualidade garantida, tecnologia, etc, seremos mais competitivos. Dessa forma é fudamental negociações que visem um relacionamento de longo prazo e que seja benéfica e segura as partes envolvidas.
Nesse contexto, há de se destacar a importância da prévia seleção de fornecedores que irão participar de uma cotação. Não se pode efetuar uma cotação sem avaliar se os fornecedores selecionados estão aptos a se tornarem um novo parceiro. Por isso, a utilização da RFI (Request for information), trata-se de uma ação simples, porém de alto impacto, pois não se pode fechar um contrato com quem não conhecemos ou só temos informações superficiais através de sites ou portfólios. Muitas vezes a pressão por resultados imediatos e a falta de metodologias fazem com que contratações mal feitas sejam realizadas pulando etapas importantes.
A RFI (Request for information) - Pedido de informação, tem o intuito de coletar informações de potenciais fornecedores para uma escolha daqueles que efetivamente irão participar do processo de cotação.
Nessa etapa devem ser efetuadas perguntas para se possa conhecer o perfil da empresa verificando a capacidade para atender o que compras procura no mercado. Muitas das perguntas irão variar de acordo com o segmento da empresa.
Como exemplo segue RFI genérica:
Nome da empresarial e Nome fantasia, CNPJ, IE, Data de fundação e capital social;
Composição societária: Nome completo dos sócios, CPF e RG.
Informar se houve alteração no contrato social nos últimos dois anos. Se sim, informar qual foi a alteração / motivo;
Informar as filiais existentes na região de interesse (especificar);
Regime tributário da empresa (Simples, Lucro real, lucro presumido);
Informar o faturamento em R$ (reais) do trimestre anterior ao envio da RFI;
Informar separadamente o faturamento em R$ (reais) e o resultado liquido dos exercícios dos dois anos anteriores ao envio da RFI;
(Nota: Avaliar o volume envolvido da contratação anual versus o faturamento anual da empresa)
Informar o número total de funcionários nos dois anos anteriores ao envio da RFI e o número atual;
Informar se a empresa é fabricante, distribuidora e ou importadora;
Informar se a empresa tem pendências fiscais a nível Federal, estadual e ou municipal (Se sim, detalhar – Máximo 10 linhas)
Informar a linha de produtos / Serviços comercializados. Nesse caso o comprador poderá perguntar detalhes mais específicos sobre os produtos ou serviços almejados;
A empresa possui certificados de qualidade (quais? Informar) – Solicitar certificados de acordo com o segmento e tipo de material ou serviço que esta sendo adquirido.
Informar a lista dos principais clientes com nome e contato para referência;
Ou
Informar seis principais contratos com vigência a mais de um ano. Empresa contratante, Descrição resumida do contrato, contato e telefone para referência;
Informar quatro contratos relevantes fechado no ano XX;
Nota: Nesta etapa não é necessário enviar documentos comprobatórios. Em momento oportuno os documentos poderão ser solicitados bem com o agendamento de visitas técnicas.
Dessa forma podemos concluir que o questionário apresentado é um exemplo genérico, em que alguns tópicos poderão ser excluídos e outros inseridos dependendo do segmento, mas é necessário destacar que a RFI é uma importante triagem para evitar a contratação de empresas incompatíveis com os objetivos, e assim é possível minimizar riscos e facilitar as etapas seguintes.
Sergio D. Guerra, Economista, Consultor, Professor e Sócio da Guerra Treinamentos e Soluções LTDA - Tributação | Strategic Sourcing | Contratos | Negociação
Assessoria e Consultoria Site - Guerra Treinamentos e Soluções www.guerrasolucoes.com
Agenda - www.guerrasolucoes.com/agenda
Canal do Youtube https://www.youtube.com/channel/UCKiEV-IKmEZpe6bDKuTXTpQ
e-mail guerra@guerrasolucoes.com
Bibliografia:
Compras estratégicas: Construa parcerias com fornecedores e gere valor para seus negócios/Carlos Cesar Buosi Righetti....[et al.]; organização Claudio Mitsutani. 1. ed. – São Paulo: Saraiva,2014.
Strategic Sourcing. Apostila elaborada pela Guerra Treinamentos e Soluções. 2018.
HCMWORKS. What is stretegic sourcing and how does it work? Disponível em: https://www.hcmworks.com/blog/what-is-strategic-sourcing-and-how-does-it-work Acesso em 16 de junho de 2018.
Matriz de posicionamento estratégico de materiais conceito, método e estudo de caso. SCIELO. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104-530X2007000100015#tab1. Acesso em 05 de junho de 2018.
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